ここでは、リモートワークを導入を支援したA社の事例を紹介します。

A社の概要

A社は首都圏近郊に本社を置く家具の製造・販売を行う中小企業です。社員は、製造部門・販売部門・管理事務部門合わせて４０名の規模です。コロナ禍にあって、リモートワークを進めたいと考えましたが、どのように進めたら良いか相談があり、支援を行いました。

導入対象部門の特定

まずは、どの部門がリモートワークが可能な業態であるかを特定しました。製造部門等、どうしても現場業務が必要な部門は除き、リモートワークがしやすい部門から導入するようにしました。

特定されたのは、主にパソコン業務が中心となっている販売部門と管理事務部門でした。ただし、製造部門も他部門との連絡や会議があるため、リモートワーク化しても支障がないような業務設計も留意するようにしました。

業務整理

以前のブログでも書いた通り、リモートワーク導入には業務運用の整理が必要です。管理業務部門の押印・郵便・電話番等はシェアワーキング化し、特定の人がいないとできない事がないような体制にし、持ち回りで出社日を決めて対応するようにしました。

また、管理業務については業務日報の提出や会議等を極力オンラインで実施するようにし、出社・休日の管理についてもオンラインツールで行えるように取り決めを行いました。

オンラインツールの選定

リモートワークに必要なオンラインツールには以下の図のように３つの観点からのツールが必要です。導入する企業のＩＴ環境に応じて最適なツールを選定すれば良いです。以下の図は代表的なツールも一緒にまとめています。

Ａ社は、メール機能はGoogleのＧMailを使っていましたので、「GSuite」を採用する事にしました。「GSuite」は、チャット機能（Google Chat）やデータ共有機能（Google ドライブ）を有しているため、社内のオンライン会議やデータ共有は「GSuite」で行うようにしました。開始前には、社内で勉強会を開き、スムーズに業務ができるようにしました。

また、Google カレンダーを活用し、各社員の出社状況や会議の予定等は全員が共有できるようにし、スムーズなコミュニケーションを図れるようにしました。

社員のリモート環境の整備

社員がリモートで業務が行えるようにするには、リモート環境の整備も必要です。具体的には、パソコンやインターネット接続環境です。A社では本人が希望すれば個人所有のパソコンを使用可としました。ただし、セキュリティを担保するために、ファイル権限の設定やダウンロード不可設定、その他の取り扱いルールを決めて運用するようにしました。

個人パソコンを使用したくない社員には、パソコンを支給し、これには行政の補助金を活用しました。

また、自宅にインターネット環境がない社員にはWifiルータを支給し、持ち回りで使用するように工夫するようにしました。

今後の運用

リモートワークは始める前の整備も必要ですが、始めてからの運用の改善も重要です。社員の働き方の変化に対し、常に改善活動を行う必要があります。定期的に社員にアンケートを取るなどして、より良い環境作りを継続していく事で、会社にとってベストな形が出来上がっていくと思います。