ここでは、販売請求システムを導入して、請求業務効率化を支援した事例を紹介します。
B社の概要
B社は首都圏近郊に本社を置くチラシや広告の企画・設計を行う中小企業です。社員は、企画設計部門・営業部門・管理部門合わせて２０名の規模です。
仕事は、チラシや広告を作成したい企業からの依頼を受け、見積・契約・実施・納品請求と一連の業務をプロジェクト単位で進める形態となります。この中で、請求業務等が手作業中心で進められており、見積や顧客情報との連動がなく、毎回同じ情報を手入力していたため、誤入力等の２重作業が発生し、非常に煩雑でした。
この一連の業務を効率化したいとの事で相談があり、DX化を行うことで効率化を図る支援を行いました。
現状課題と改善要望
まずは、上記のような現状を社長と管理部門責任者とのヒアリングによって把握すると共に、どのような課題を解決したいかの整理を行いました。挙がった課題は以下の通りです。
● 見積～請求までの一連の業務で活用される顧客情報管理の統一化
● 業務内容や請求金額/タイミング等の契約情報管理の電子化
● 電子化された契約情報に基づく請求業務の電子化・自動化
１～２点目は、今回の支援の目的である３点目の請求業務の効率化に向けて必要と考えられる解決課題となります。上記課題の解決に向けて、適切なソフトウェアの選定に入る事になります。
ソフトウェア選定
以前のブログ「デジタル化応援隊」でも書いた通り、中小機構が中小企業向けに活用できるソフト集を紹介するサイト「ここから」アプリを活用しました。
当サイトにて、導入したい業務を「検索」ページから検索する事ができます。今回は「請求」と入力して表示されたソフトが２１件表示されました。この中から得られる情報と、「メーカーホームページ」（当サイトからリンクが貼ってある）から得られる情報から、機能面・規模感・金額感等、B社の課題にマッチすると思われるソフトをいくつか選定し、比較表を作成しました。
この比較表を基に、B社社長・管理部門責任者の方と打ち合わせを重ね、メリットデメリットを比較検討しながら、課題が解決でき、コストパフォーマンスがよさそうなソフトの選定を進めていきました。
お試し導入
ソフトウェアの選定を進めた結果、最終決定したソフトウェアは、トライアル（無料使用）が可能でしたので、トライアルを申込みました。トライアル期間では、実際に業務を行う社員の方に利用してもらい、機能上の制約や運用上の課題・問題点を洗い出して、有償利用を行うかどうかの最終決定を行った結果、本採用となりました。
最後に
ソフトウェアは導入前後の業務とのすり合わせが重要です。小規模とはいえ、１回運用が始まれば、安易に他のソフトウェアに乗り換える事は得策ではありませんし、それなりに運用も変わっていきますので、一定期間使う事が求められます。しっかりとした準備を行っていきましょう。
ＪＨインベストメント 